Faktúra nie je formulár, ktorý si vymyslíte. Je to účtovný doklad a zákon presne hovorí, čo na ňom musí byť. Keď niečo chýba, klient má dôvod nezaplatiť, účtovníčka vám ju vráti a pri daňovej kontrole je z toho problém, ktorý sa rieši horšie ako pár minút navyše pri vystavovaní.
Rozdiel je aj v tom, či ste platiteľ DPH alebo nie. Sú to dva rôzne zoznamy náležitostí a dosť ľudí ich mieša dokopy.
Ak nie ste platiteľ DPH#
Vaša faktúra je účtovný doklad podľa zákona o účtovníctve (431/2002 Z. z.) a zároveň obchodná listina podľa Obchodného zákonníka. Z toho vyplýva minimum.
Označenie dokladu a jeho poradové číslo. Číselný rad musí byť súvislý, takže nemôžete vystaviť faktúru 2026001 a potom 2026005.
Kto fakturuje: obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, IČO. Ak ste zapísaní v obchodnom registri, aj označenie registra a číslo vložky. Živnostník uvedie číslo živnostenského registra.
Komu fakturujete: obchodné meno alebo meno, adresa, IČO.
Čo fakturujete: popis tovaru alebo služby a množstvo. „Práce podľa dohody“ je popis, ktorý si o problém priam pýta.
Suma, dátum vyhotovenia a dátum dodania, teda kedy sa vec reálne stala.
Patrí sem aj veta, že nie ste platiteľom DPH. Nie je striktne povinná, ale ušetrí vám telefonáty od klientovej účtovníčky.
Splatnosť ani číslo účtu zákon nevyžaduje. Bez nich vám ale nikto nezaplatí načas, takže ich tam dajte.
Ak ste platiteľ DPH#
Tu je zoznam v § 74 zákona o DPH (222/2004 Z. z.) podstatne dlhší a kontroluje sa prísnejšie:
- IČ DPH dodávateľa aj odberateľa
- poradové číslo faktúry
- dátum dodania tovaru alebo služby, prípadne dátum prijatia platby, ak nastal skôr
- dátum vyhotovenia faktúry
- množstvo a druh dodaného tovaru, rozsah a druh služby
- základ dane, jednotková cena bez dane a zľavy, ak nie sú v jednotkovej cene zahrnuté
- sadzba dane, prípadne odkaz na ustanovenie o oslobodení
- výška dane v eurách
Ak daň platí odberateľ, na faktúre musí byť slovná informácia „prenesenie daňovej povinnosti“. Nie skratka, nie odkaz na paragraf, ale presne táto formulácia. Podobne pri dodaní do iného členského štátu patrí na faktúru poznámka o oslobodení.
Sadzby sú na Slovensku od roku 2025 tri: základná 23 %, znížená 19 % a znížená 5 %. Ktorá platí na váš tovar alebo službu, je vlastná téma. Podstatné je, že na faktúre musí byť tá správna a rozpis podľa sadzieb musí sedieť, keď je na doklade viac položiek s rôznou sadzbou.
Vo faktúrach vo Flariu si režim DPH nastavíte raz, či už ide o neplatiteľa, platiteľa, § 7a alebo prenesenie daňovej povinnosti. Doklad sa potom vystaví so správnymi poľami a poznámkami a rozpis po sadzbách sa dopočíta sám.
Dátum dodania verzus dátum vystavenia#
Toto je najčastejšia chyba a zároveň tá s najväčším dosahom.
Dátum dodania je deň, kedy ste tovar odovzdali alebo službu dokončili. Dátum vystavenia je deň, kedy ste vyplnili faktúru. Nemusia sa zhodovať a často sa nezhodujú. Službu dokončíte 30. júna, faktúru vystavíte 3. júla.
Dôležité je, že daňová povinnosť sa viaže na dátum dodania, nie vystavenia. V príklade vyššie ide faktúra do júnového priznania k DPH, hoci má júlový dátum vystavenia. Ak si to popletiete, priznanie sedieť nebude.
Platiteľ DPH má na vyhotovenie faktúry 15 dní odo dňa dodania, respektíve do 15 dní od konca mesiaca, v ktorom bola prijatá platba vopred.
Zálohová faktúra nie je faktúra#
Zálohová faktúra je výzva na zaplatenie. Nie je to daňový doklad a nezakladá nárok na odpočet DPH. Keď vám klient zálohu uhradí, ako platiteľ DPH ste povinný vystaviť faktúru k prijatej platbe s dátumom prijatia platby.
Na konci, keď dodáte, vystavíte konečnú faktúru a prijatú zálohu v nej odpočítate. Na doklade tak zostane doplatok. Toto je miesto, kde manuálne vystavovanie v tabuľkovom procesore zvyčajne zlyhá. Sumy nesedia o pár centov a nikto nevie prečo.
Opravný doklad namiesto prepisovania#
Keď na už odoslanej faktúre nájdete chybu, pôvodnú faktúru neprepisujete. Vystavíte opravný doklad, teda dobropis alebo ťarchopis, ktorý sa odvoláva na číslo pôvodnej faktúry.
Znie to ako formalita, ale je za tým logika. Pôvodný doklad je už v účtovníctve klienta a v daňovom priznaní. Tichá zmena PDF by znamenala, že dve strany majú v účtovníctve dva rôzne doklady s rovnakým číslom.
Čo býva zle najčastejšie#
Zo skúsenosti s prenosom fakturácie z Excelu do systému sa opakuje päť vecí.
- Diery v číselnom rade. Faktúru niekto zrušil zmazaním riadku. Číslo tým zmizlo a rad prestal byť súvislý.
- Chýbajúci dátum dodania. Je tam len dátum vystavenia a účtovníčka háda.
- Nesprávny variabilný symbol. Klient zaplatí, platba sa nespáruje a upomienka odíde človeku, ktorý už zaplatil.
- Neaktuálne údaje odberateľa. Firma sa presťahovala alebo zmenila názov pred pol rokom.
- Chýbajúca poznámka o prenesení daňovej povinnosti pri fakturácii do EÚ.
Prvé tri sú dôvodom, prečo fakturácia z tabuľky prestane fungovať v momente, keď máte viac ako pár dokladov mesačne. Systém číslo priradí sám, dátum dodania vypýta a variabilný symbol odvodí od čísla faktúry.
Štvrtú vyrieši karta klienta, kde sú údaje na jednom mieste a nekopírujú sa do každého dokladu zvlášť.
Papierovanie okolo úhrady#
Faktúra je v poriadku, ale zaplatená ešte nie je. Dve veci s tým vedia pomôcť. QR kód na PDF, aby klient nemusel prepisovať IBAN a variabilný symbol, a automatické párovanie platieb z bankového účtu, aby ste nekontrolovali výpis ručne.
O QR platbách sme písali samostatne v článku ako funguje QR kód na faktúre. K párovaniu: napojenie na banku sťahuje transakcie z Fio a Tatra banky a faktúru označí ako uhradenú podľa variabilného symbolu a sumy.
Článok popisuje stav slovenskej legislatívy k dátumu vydania. Zákon o DPH sa mení pomerne často a konkrétne situácie, najmä pri dodaní do zahraničia alebo pri oslobodených plneniach, patria vašej účtovníčke, nie článku na internete.