E-shop objednávku spracuje, pošle klientovi potvrdenie a tým jeho práca končí. Faktúra je iný svet a v malých e-shopoch ju typicky niekto vypisuje ručne podľa výpisu objednávok.
Pri pätnástich objednávkach denne je to hodina práce. Pri chybe v adrese alebo v cene je to reklamácia a dobropis.
Tri spôsoby, ako sa to rieši#
Ručné prepisovanie. Funguje do desiatich objednávok týždenne. Nad tým je to plný úväzok niekoho, kto by mal robiť niečo užitočnejšie.
Export a import raz denne. Lepšie, ale má oneskorenie. Zákazník, ktorý chce faktúru hneď, ju nedostane, a ak sa objednávka medzitým zmenila, importujete starý stav.
Napojenie cez webhook. E-shop pri každej objednávke pošle údaje do systému, ktorý ju založí okamžite. Nastavuje sa raz.
WooCommerce vie webhooky posielať zabudovane, netreba na to plugin. Vo Flariu sa objednávky importujú okamžite po vytvorení a faktúru alebo dodací list z nich vystavíte jedným klikom.
Čo sa pri napojení najčastejšie pokazí#
Stavy nesedia. WooCommerce má stavy ako processing, on-hold, completed. Vy máte vlastné. Bez mapovania skončia všetky objednávky v jednom vreci a nikto nevie, čo je zaplatené a čo čaká. Mapovanie sa robí raz a treba naň myslieť hneď pri zapnutí.
Platobné metódy sa stratia. Dobierka, prevod a platba kartou majú rôzne dôsledky pre fakturáciu. Pri dobierke sa faktúra vystavuje pri odoslaní, pri karte je zaplatené vopred. Ak sa metóda neprenesie, rozdiel zanikne.
Poštovné ako položka. Doprava a balné sú samostatné položky s vlastnou sadzbou DPH. Keď sa prenesú len produkty, faktúra nesedí so sumou, ktorú zákazník zaplatil.
Zľavové kupóny. Zľava sa musí prejaviť na faktúre rovnako, ako sa prejavila v košíku. Prepočet zľavy až na faktúre skoro vždy skončí rozdielom v centoch.
Storná a vrátenia. Zrušená objednávka po vystavení faktúry potrebuje dobropis, nie zmazanie. Toto býva doriešené naposledy a zvyčajne až vtedy, keď to už horí.
Dodací list nie je faktúra#
Pri tovare potrebujete oboje a slúžia na iné veci. Faktúra je daňový doklad o cene. Dodací list je doklad o tom, čo a kedy bolo odovzdané, a používa sa pri reklamácii alebo pri spore o kompletnosť zásielky.
Prakticky to znamená, že dodací list má obsahovať položky a množstvá, ale nemusí ceny. Dodacia adresa sa navyše často líši od fakturačnej, a to je detail, ktorý sa pri ručnom prepisovaní stráca najčastejšie.
Vo Flariu sa dodací list vytvorí z objednávky alebo faktúry bez prepisovania a nesie si vlastné stavy doručenia.
Kedy sa napojenie neoplatí#
Ak máte pár objednávok mesačne, nastavenie webhooku a mapovanie stavov vám zaberie viac času, než ušetrí. Ručné vystavenie faktúry z objednávky trvá dve minúty.
Rovnako pri e-shope, ktorý predáva jeden typ produktu s jednou sadzbou DPH a jednou dopravou. Tam je celá agenda taká jednoduchá, že automatizácia nemá čo zjednodušovať.
Hranica býva niekde pri desiatich objednávkach týždenne, a hlavne v momente, keď fakturáciu prestane robiť majiteľ a začne ju robiť niekto platený.
Čo si pripraviť pred napojením#
Skôr než čokoľvek zapnete, majte jasno v týchto veciach:
- Ktoré stavy objednávky znamenajú „fakturovať“ a ktoré „počkať“.
- Ako sa volajú vaše platobné metódy a čo z nich vyplýva pre dátum dodania.
- Aké sadzby DPH máte na produktoch a na doprave.
- Kto faktúru odosiela zákazníkovi a kedy.
- Ako riešite storno po vystavení faktúry.
Bod päť si väčšina ľudí premyslí až pri prvom storne. Vtedy už je faktúra v účtovníctve a improvizuje sa. Náležitosti opravných dokladov rozoberá článok o tom, čo musí obsahovať faktúra.