V trojčlennom tíme sa úlohy zadávajú tak, že sa to povie. Pri piatich ľuďoch to ešte funguje, len sa občas na niečo zabudne. Pri siedmich sa polovica dňa strávi otázkami, kto to má robiť a či to už niekto neurobil.
Prechod na písané zadania býva bolestivý, lebo prvé pokusy zvyknú byť horšie než hovorená dohoda. Väčšinou preto, že sa zavedie nástroj, ale nie zvyk.
Prečo WhatsApp a maily nefungujú#
Chat je skvelý na dohodu a zlý na evidenciu. Zadanie v ňom zostane, ale o tri dni je pod dvesto správami.
Konkrétne problémy sú tri. Zadanie nemá jasného vlastníka, lebo v skupine si každý myslí, že to robí niekto iný. Nemá termín, takže je hotové vždy neskôr, než sa čakalo. A nedá sa v ňom zistiť stav bez toho, aby ste sa spýtali, čím prerušíte prácu človeka, ktorého sa pýtate.
Mail je na tom podobne. Zadanie v ňom je, ale odpoveď „hotovo“ príde do vlákna, ktoré nikto iný nevidí.
Čo musí obsahovať úloha#
Zadanie, ktoré sa nemusí vysvetľovať druhýkrát, obsahuje štyri veci.
Čo sa má stať, slovesom. „Web klienta“ nie je úloha. „Nahrať texty do podstránky Kontakt“ je.
Kto to robí. Jedno meno. Ak je zodpovedných viac, nie je zodpovedný nikto. Viac ľudí na úlohe je v poriadku, ale vlastník má byť jeden.
Dokedy. Termín, nie „čo najskôr“. Aj orientačný termín je lepší než žiadny, lebo sa dá posunúť.
Kontext. Na ktorý projekt alebo ku ktorému klientovi to patrí. Bez toho sa človek musí pýtať a vy zadávate úlohu dvakrát.
Vo Flariu má úloha tieto polia priamo vo formulári, takže sa na ne nedá zabudnúť, a naviaže sa na projekt alebo klienta.
Termíny, ktoré niečo znamenajú#
Najrýchlejší spôsob, ako si tím prestane všímať termíny, je dávať ich všade rovnaké. Keď je všetko na piatok, nie je nič na piatok.
Rozlišujte termín, ktorý je dohodnutý s klientom, a termín, ktorý je len vaše plánovanie. Prvý sa neposúva bez telefonátu, druhý pokojne.
Opakujúce sa veci nepatria do hlavy. Mesačná fakturácia, štvrťročná kontrola zálohovania, ročné obnovenie domén: to všetko sú úlohy s opakovaním. Nastavia sa raz a potom sa objavia samy.
Užitočný detail je prepojenie s kalendárom cez odkaz na ICS. Úlohy s termínom sa zobrazia v telefóne vedľa stretnutí, takže sa plánuje z jedného miesta.
Zoznam alebo nástenka#
Toto nie je otázka vkusu, obe formy sú na inú prácu.
Zoznam je lepší, keď je práca definovaná termínmi a vlastníkmi a nemá výrazné fázy. Fakturácia, administratíva, drobné požiadavky klientov.
Nástenka je lepšia, keď vec prechádza fázami a chcete vidieť, kde sa hromadí. Nábor (prihlásení, po pohovore, ponuka, nastúpil), plán obsahu (nápad, píše sa, korektúra, publikované), obchodný proces.
Nástenka odhalí zaseknutie skôr než zoznam. Ak máte v stĺpci „čaká na klienta“ osem kariet, je to vidieť na prvý pohľad, kým v zozname sú to len úlohy s posunutým termínom.
Zle to dopadne vtedy, keď sa nástenka použije na všetko. Stĺpce sa množia, karty starnú a po mesiaci ju nikto neotvára.
Kedy dať pokoj s procesom#
Nezavádzajte pravidlá, ktoré nikto nepotrebuje. Ak dvaja ľudia sedia v jednej miestnosti a rozumejú si, evidencia každej drobnosti im prácu spomalí.
Písané zadania majú zmysel, keď platí aspoň jedno: pracujete na diaľku, striedate sa na tých istých projektoch, alebo vám už niečo prepadlo a klient to zistil skôr než vy.
A dôležitejšie než nástroj je zvyk sa doň pozerať. Systém, ktorý si otvoríte raz týždenne, je len ďalšie miesto, kde sa strácajú informácie. Päť minút ráno stačí, ale musí to byť každý deň.
Notifikácie, ktoré neotravujú#
Tím, ktorému chodí oznámenie o každej zmene, si notifikácie po týždni vypne. Potom mu unikne aj to podstatné.
Zmysel dáva byť upozornený na tri veci: úloha bola priradená mne, blíži sa termín mojej úlohy, niekto napísal komentár k veci, ktorú riešim. Zvyšok si viem pozrieť sám.
Nastavenie notifikácií po jednotlivých typoch, zvlášť pre e-mail a zvlášť pre aplikáciu, je pri väčšom tíme rozdiel medzi používaným systémom a ignorovaným.