Odhadli ste štyridsať hodín. Projekt trval sedemdesiat. Nikto neurobil chybu, nikto sa nefláka, a predsa je z dohodnutej ceny polovica.
Toto sa nedeje preto, že by ľudia nevedeli odhadovať. Deje sa preto, že odhad pokrýva prácu, ktorú si viete predstaviť, a projekt obsahuje aj tú druhú.
Hodiny, ktoré do odhadu nikto nedá#
Keď odhadujete web, myslíte na dizajn, kódovanie, testovanie. Do odhadu sa nedostane:
- štyri kolá pripomienok namiesto dvoch dohodnutých
- hodina denne v mailoch a na telefóne
- čakanie na podklady a opätovné zaškolenie sa do projektu po týždni pauzy
- vysvetľovanie, prečo požiadavka z minulého týždňa nie je zadarmo
- oprava veci, ktorá fungovala, kým klient nezmenil hosting
Jednotlivo sú to drobnosti. Za tri mesiace projektu je z toho niekoľko dní.
Bez evidencie sa o tom dozviete až z výsledku hospodárenia na konci roka, a vtedy už neviete, ktorý projekt bol stratový.
Prečo evidencia času vyzerá ako byrokracia#
Väčšina ľudí evidenciu času nenávidí, a majú na to dôvod. Zvyčajne ju zavedie niekto zhora, výkaz sa vypĺňa v piatok popamäti a nikto ho nikdy nečíta.
Takáto evidencia je naozaj strata času. Údaje sú vymyslené, lebo v piatok si nikto nepamätá utorok, a keďže z nich nič nevyplýva, nikto sa nesnaží.
Evidencia dáva zmysel iba vtedy, keď platia dve veci. Zapisuje sa priebežne, nie spätne. A niekto sa na tie čísla pozerá a niečo podľa nich mení.
Vo Flariu sú časové záznamy naviazané na projekt a majú sadzbu a označenie, či sú fakturovateľné. Zápis je jeden riadok. Zmysel dostane až v mieste, kde sa z neuhradených hodín vystaví faktúra bez prepisovania.
Čo si zapisovať a čo nie#
Nesnažte sa merať všetko na minúty. Presnosť na štvrťhodinu stačí a udrží sa.
Zapisujte popis, ktorý dáva zmysel o pol roka. „Práce“ nepomôže nikomu. „Úprava exportu po pripomienkach klienta“ povie aj to, či to bolo v rozsahu.
Rozlišujte fakturovateľné a nefakturovateľné hodiny hneď pri zápise. Spätne to nikto neurobí a práve tento rozdiel je celá hodnota evidencie. Vlastná réžia, predaj a vzdelávanie sú náklad, ktorý má byť viditeľný, ale nefakturuje sa.
Čo s číslami, keď ich máte#
Po pár mesiacoch uvidíte veci, ktoré sa dovtedy len tušili.
Ktorý typ práce je podcenený. Ak vám migrácie dát trvajú dvojnásobok odhadu zakaždým, problém nie je v odhadovaní, ale v cenníku.
Ktorý klient stojí viac, než sa zdá. Klient s najväčšou faktúrou nemusí byť najziskovejší. Ten, čo volá trikrát týždenne, môže byť pod nulou.
Kde je hranica paušálu. Ak má klient v paušáli desať hodín a berie štrnásť, buď zdvihnete cenu, alebo začnete fakturovať nadčas. Bez čísel je z toho hádka, s číslami rozhovor.
Projekt vo Flariu drží pokope úlohy, hodiny, dokumenty aj faktúry, takže odpoveď na otázku „koľko nás to stálo“ je jeden pohľad, nie večer s tabuľkou.
Ako z toho spraviť lepší odhad#
Prvý krok je porovnať odhad so skutočnosťou pri každom hotovom projekte. Nie preto, aby ste niekoho karhali, ale aby ste našli koeficient. Väčšina firiem zistí, že reálne hodiny sú konzistentne o tretinu vyššie než odhad, a stačí s tým počítať.
Druhý krok je vyčleniť si v ponuke rozsah komunikácie a pripomienok. Dve kolá pripomienok v cene, tretie za hodinovú sadzbu. Nie je to o tvrdosti, ale o tom, že klient dovtedy nevedel, že jeho štvrté kolo niečo stojí.
Tretí krok je prestať odhadovať veci, ktoré sa odhadnúť nedajú. Pri neznámom rozsahu je poctivejšie ponúknuť hodinovú sadzbu so stropom než pevnú cenu, ktorú budete celý projekt obhajovať.
Kedy evidencia nedáva zmysel#
Ak fakturujete výsledok a nie čas, a robíte to roky ziskovo, evidencia hodín vám len pridá prácu. Rovnako u jednočlennej firmy s dvomi paušálmi mesačne, kde sa všetko zmestí do hlavy.
Zapnite ju vtedy, keď narazíte na jednu z týchto otázok: prečo mi z toho projektu nič nezostalo, koľko si má účtovať kolega, alebo je tento klient ešte ziskový. To sú otázky, na ktoré sa bez čísel odpovedať nedá.